Documentos de exportación

La exportación no es un arte sencillo, son muchos los factores a tener en cuenta. No dejes que la burocracia sea una barrera para ti y tu empresa. Te presentamos a continuación un listado de la documentación de la que debes disponer a la hora de exportar. La lista es extensa, pero lo cierto es que con unos procedimientos estandarizados adecuados, se puede simplificar al máximo y evitar errores. 

Los documentos para exportar más importantes para poder efectuar una exportación son: la factura proforma, la factura comercial, la lista de contenido, la factura aduanera, la factura consular, el certificado de origen y los cuadernos ATA y CPD. Pero el listado completo de documentos para la exportación según ICEX es el siguiente. 

DOCUMENTOS COMERCIALES 

Factura pro forma

Factura comercial

Lista de contenido

Factura aduanera 

Factura consular 

Certificados de origen 

Cuadernos ATA y CPD 

DOCUMENTOS DE TRANSPORTE 

Conocimiento de Embarque Marítimo

Conocimiento de Embarque Aéreo 

Carta de porte por carretera CMR 

Cuaderno TIR 

Carta de porte ferroviario CIM 

Conocimiento de Embarque Multimodal FIATA 

DOCUMENTO DE SEGURO

Seguro de transporte 

El DUA, es un documento imprescindible en cualquier exportación. Sirve para declarar las mercancías que se van a exportar y las características de la operación (carácter de declaración tributaria). Este documento debe efectuarse, pero no debe estar presente en el momento de la exportación. Si quieres más información sobre trámites y requerimientos a la hora de exportar, te enlazamos con la web de ICEX.

A continuación, te explicamos uno por uno los documentos requeridos.

Documentos comerciales

Factura proforma

Las facturas proforma son documentos emitidos por el exportador, estos tienen carácter provisional. Tienen como finalidad, que el comprador disponga de información completa del conjunto de elementos de la operación. 

Cuando las relaciones entre ambos son habituales la factura proforma sustituye a la oferta comercial en la cual el exportador propone el precio y las condiciones de venta de la operación. Si la oferta ha sido aceptada por el comprador esta factura confirma los datos de la venta. 

La factura proforma en el comercio exterior también se utiliza para: 

-Acompañar el envío de muestras que no tienen valor comercial

-Para que el comprador tramite una licencia de importación

-Para solicitar la apertura de un crédito documentario al banco emisor (banco del comprador), como método de pago elegido.

Este tipo de factura debe contener: 

Especificación de que se trata de una factura proforma y no una comercial

• Fecha de emisión
• Nombre, domicilio e identificación fiscal del comprador

Nombre, domicilio e identificación fiscal del vendedor

• Descripción precisa de la mercancía, con mención expresa de la cantidad (unidades) que se vende.
• Precio unitario y precio total en el INCOTERM y divisa cotizados.
• Número de bultos, peso bruto, peso neto y volumen.
• Desglose de gastos de transporte y seguro, si son por cuenta del exportador, a efectos de calcular el valor estadístico y el valor comercial.

La factura proforma es un documento básico en la exportación.

Factura comercial

La factura comercial es un documento que cobra gran importancia a la hora de efectuar una operación de comercio exterior. Esta, la emite el exportador, una vez confirmada la operación de venta, para que el comprador satisfaga el importe de los productos y servicios que se suministran.

Este documento contable se utiliza como base para aplicar los derechos arancelarios al paso de las mercancías por las aduanas.

Esta factura debe contener la siguiente información: 

• Número y serie.
• Fecha de su expedición.
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa de ambas partes
• Número de Identificación Fiscal de la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea.
• Número de Identificación Fiscal del receptor siempre que: Sean entregas intracomunitarias exentas, operaciones cuyo destinatario es el sujeto pasivo del IVA y operaciones localizadas en el territorio de aplicación del impuesto cuando el empresario se considera establecido en dicho territorio.
• Domicilio de ambas partes.
• Descripción de las operaciones, debe contener todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto.
• El tipo o tipos impositivos que se aplican a la operación.
• La cuota tributaria que se aplica.
• La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o bien la fecha en la que se ha recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

También se puede incluir información adicional como la forma y el plazo de pago, el Incoterm pactado, la clasificación arancelaria a título informativo y la especificación del modo de transporte.

Uno de los documentos para exportar más importante es la factura comercial porque es un documento contable que se utiliza como base para aplicar los derechos arancelarios al paso de las mercancías por las aduanas

Lista de contenido

También llamado «Packing list», es la lista de productos que las agencias de transportes  o exportadores, proporcionan como información sobre la mercancía. Este documento es de emisión obligatoria. El objetivo principal es facilitar la labor de inspección y reconocimiento de los bultos.

Información aportada:

• Información sobre la carga; bultos, cajas o paquetes que componen el envío, peso y contenido de cada uno. 
• Le otorga un número de referencia para evitar pérdidas, destrucciones y facilitar el reconocimiento selectivo de las mercancías por parte de las autoridades aduaneras.

Factura aduanera

La factura aduanera es uno de los documentos para exportar que emite el vendedor y que es exigido por la Aduana de algunos países importadores con fines estadísticos o informativos.

En esta factura, se detalla el precio y se envía junto con la mercancía exportada. Para elaborarla, puede servir de base la factura comercial legalizada por un consulado en España del país destinatario de la exportación. Algunos países exigen este documento, comprueba si es el caso en tu exportación.  Puedes hacerlo pinchando aquí. 

Factura consular

La factura consular es un documento emitido por el exportador y visado por un consulado del país importador en el país de exportación. Este documento puede ser requerido por las autoridades aduaneras de algunos países y sirve para verificar el valor, la cantidad y el origen de la mercancía cuando se efectúe el despacho, sobre cuya base se determinará la clase de arancel al que se someten los productos. También es factible utilizar una factura comercial visada por el consulado.

Certificado de origen

Dentro de los documentos para exportar, es también relevante el certificado de origen. Se trata de un documento que prueba el origen de la mercancía y se utiliza para satisfacer las exigencias de la aduana de destino, del importador/cliente o de la entidad financiera a través de la cual se realiza la operación de exportación.

En España, las entidades que emiten este documento son las Cámaras de Comercio y están expresamente habilitadas para expedir los certificados de origen no preferencial para mercancías destinadas a la exportación.

Estas entidades pueden expedir certificados acreditando que el origen es de un país de la UE o de un tercer país. Las Cámaras de Comercio requieren para ello de documentación que acredite su procedencia como la factura del fabricante, el DUA de importación, bien el certificado de origen del fabricante o una declaración del expedidor. 

Cuadernos ATA y CPD

El cuaderno ATA es un documento de Admisión Temporal de mercancías válido en los países miembros de la Cadena ATA. Este puede sustituir los documentos nacionales de exportación e importación temporal en determinadas circunstancias.  

Permiten que las mercancías de la empresa exportadora puedan viajar fuera de las fronteras nacionales con el fin de: ser expuestas en ferias y exposiciones, ser utilizadas para la realización de trabajos o servicios de tipo profesional o ser presentadas como muestras comerciales por representantes. El cuaderno ATA no se aplica a productos alimenticios. 

Las Cámaras de Comercio de España son las entidades que emiten estos documentos.

La empresa que utiliza un cuaderno ATA se compromete a:

• Reimportar, en territorio comunitario, las mercancías acordadas en un periodo determinado.
• Cumplir lo dispuesto por las Administraciones aduaneras comunitarias y de los países de destino o tránsito, para la utilización de los Cuadernos ATA.
• Satisfacer, en caso de venta, cesión, abandono, pérdida, robo, destrucción fortuita, omisión del trámite aduanero de reexportación, reexportación en fecha posterior al plazo autorizado de estancia en el país, etc., el importe de los derechos de importación y otras tasas correspondientes en vigor, a la Administración Aduanera del país de importación. O también, reembolsar a la Cámara de Comercio emisora todas las sumas que, en concepto de derechos de importación y tasas, deba abonar a las autoridades aduaneras del país de admisión temporal, y de cuantos gastos origine la cancelación definitiva de este documento.

La factura aduanera es uno de los documentos para exportar que emite el vendedor y que es exigido por la Aduana de algunos países.

Documentos de transporte para exportar

Conocimiento de embarque marítimo

Es un documento emitido por la empresa naviera o su agente en el que se hace constar que se ha recibido la mercancía para ser transportada al puerto de referencia en la nave que se indica. El número de ejemplares que se emiten suele ser de tres, y se acompañan con diversas copias no negociables

Conocimiento de Embarque Aéreo

Documento justificativo del contrato de transporte aéreo, establecido entre un expedidor y una compañía de transporte aéreo, mediante el cual ésta reconoce haber recibido la mercancía para su expedición y se obliga a transportarla al aeropuerto de destino conforme a las condiciones especificadas. Se denomina, igualmente, carta de porte aéreo y nota de consignación. Lo emite la compañía aérea o un agente de carga aérea IATA autorizado. El modelo utilizado es de IATA (International Air Transport Association). Consta de tres originales no negociables, y entre seis y doce copias adicionales para uso interno.

Carta de porte por carretera

CMR Es un documento emitido, generalmente, por las empresas de transportes y transitarios, bajo la responsabilidad del expedidor, en el que se hace constar la recepción de la mercancía para su traslado al punto convenido en las condiciones establecidas en el propio documento. Se emite en tres originales (expedidor, destinatario y transportista) y un número variable de copias. 

Cuaderno TIR

Documento utilizado en el transporte internacional por carretera que permite el tránsito de las mercancías a través de los países que estén adheridos a este régimen sin ser sometidas a controles aduaneros. Fue creado en Ginebra, el 14 de noviembre de 1975. 

Conocimiento de Embarque Multimodal FIATA

Se utiliza para regular el transporte internacional en régimen multimodal, organizado bajo la responsabilidad de transitarios que pertenezcan a FIATA (Federación Internacional de Transitarios), cuyo miembro español es la asociación FETEIA ( www.feteia.org ) 

Documentos de seguro

Seguro de transporte

Es un contrato por el cual, una de las partes (asegurador), a cambio de una prima, se obliga a pagar una indemnización a la otra parte (asegurado), o a un tercero (beneficiario) en el caso de que ocurra un riesgo o acontecimiento incierto a la persona o cosa que se asegura. 

ICEX te cuenta de forma detallada esto y mucho más en la Guía de trámites y documentos de exportación (Junio 2020). 

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